Wie organisiere ich zeitsparend meine Ordinationsunterlagen?

Gut sortierte Unterlagen, Informationen und Belege können die Funktionsfähigkeit der Ordination maßgeblich steigern. Alles ist griffbereit, und Mitarbeiter vertrödeln keine unnötige Zeit mit der Suche nach Belegen oder Bedienungsanleitungen. Wer bislang eher nach dem Prinzip Zufall vorgegangen ist, wird nolens volens mit der „Tabula rasa“ beginnen müssen: Mitarbeiter erheben den bisherigen Archivbestand. Das klingt nach einer Menge Arbeit. Und ist es auch. Klienten von mir haben sich dafür zeitweise Verstärkung unter Ferialpraktikanten und Studenten besorgt. Alle Ansätze der Verbesserung sind wirkungslos, solange kein Überblick besteht. Arzt und Mitarbeiter gehen daraufhin gemeinsam die Bestandsliste durch, um festzulegen, was aussortiert werden kann und was bleiben soll.

Daraufhin müssen Grundsätze formuliert werden: Welche Unterlagen
gehören zusammen? Wer muss auf welche Unterlagen am häufigsten zugreifen? Zu welchen Unterlagen hat der Chef allein Zugriff (z.B. Personal-, Steuer- und Bankakten)? Wo werden welche Unterlagen im Praxisbetrieb benötigt? Danach wird festgelegt, wo und wie die einzelnen Unterlagen aufzubewahren sind. In einem Ablageplan sind sämtliche Aktenordner (einschließlich der elektronischen Ordner), Hängemappen und Karteikästen vermerkt. Der Plan erleichtert Vertretungen und neuen Mitarbeitern, sich schneller zurechtzufinden. Um dem Chaos in Zukunft keine Chance mehr
zu geben, wird in der Ordination auf allen Schreibtischen ein fünfteiliges Zuordnungssystem für neue Dokumente etabliert: „Bearbeiten“-, „Weiterleiten“- und „Lektüre“-Körbe sowie Fächer für „Eingang“ und „Ausgang“ sondieren den Dateneinlauf. Diese fünf Fächer sorgen für Ordnung auf den Schreibtischen und verhindern, dass das alte Chaos wieder um sich greift.