Wie setzen wir im Team Zielvorgaben um?

Wunsch und Wirklichkeit sind nicht immer deckungsgleich - auch nicht in der Ordination. Der Praxisalltag wimmelt nur so vor Zielvorgaben, Leitbildern und strukturierten Arbeitsabläufen. Diesen Plänen in die Realität zu helfen, gehört zu den Aufgaben des Ordinationschefs oder der Chefin - der/die nicht selten damit seine/ihre Probleme hat. Wir werden immer wieder um Hilfe gebeten, wenn haarklein erarbeitete Konzepte zur Ordinationsführung oder Gewinnsteigerung aus dem Ruder laufen. Häufig werden Ziele gesteckt, aber nicht kommuniziert. Und die Mitarbeiter stehen nicht hinter den Vorgaben, da es nicht ihre eigenen sind. Für die Praxisleitung ist es wichtig, das Team ins Boot zu holen und die Aufgaben umsetzbar zu machen. Daher sind die Zielvereinbarungen auf konkrete Aktivitäten herunterzubrechen, die nachprüfbar und individualisierbar sowie zeitlich und qualitativ klar beschrieben werden. Die Ordinationsverantwortlichen vereinbarten dabei mit jedem/r Angestellten genaue Maßnahmen. Der Vorteil: Eine Aktivitäten-Liste mit überschaubaren operativen Teilzielen wird vom Mitarbeiter eher als erreichbar eingestuft als ein abstraktes Ziel, für dessen Umsetzung aber die Vorgaben fehlen. Ein Beispiel: Eine gynäkologische Ordination führt ein Recallsystem ein - die Patientinnen sollen an ihre Vorsorgeuntersuchungen erinnert werden. Arzt und Mitarbeiterin überlegen gemeinsam, was dazu notwendig ist: Beim Praxisbesuch darauf hinweisen, Erinnerungskärtchen verschicken, telefonisch erinnern, auf der Homepage und in Broschüren auf die Bedeutung der Untersuchungen hinweisen. Der Arzt überprüft das Ergebnis der Aktivitäten-planung am besten einmal im Quartal. Ergibt das Maßnahmen-Controlling, dass seine Mitarbeiterin zu wenig Erinnerungskärtchen verschickt, kann der Arzt mit ihr darüber reden. Vielleicht benötigt sie Unterstützung im Zeitmanagement. Nur so liefern Vorsätze auch greifbare Ergebnisse.