Wie organisiere ich sinnvolle und zielführende Teamsitzungen?

Wenn Ordinationsmitarbeiter auf die Qualität ihrer Meetings angesprochen werden, geht häufig ein Seufzen durch die Runde. Viele Gesprächsrunden
in der Ordination werden als Zeitverschwendung betrachtet. Der Grund:
Die Teilnehmer sprechen und denken nicht ergebnis- und lösungsorientiert, sondern problemorientiert. Der Arzt kann solche Endlos-Diskussionen beenden, bevor sie begonnen haben. Jedes Thema bei Teambesprechungen sollte mit der Frage gestartet werden: „Was wollen wir in diesem Punkt erreichen?“ Sofort wechselt der Fokus aller Teilnehmer weg vom Problem hin zur Lösung.

Um eine Besprechung effektiv durchzuführen, muss ein roter Faden erkennbar sein. Die Ziele und Inhalte der Besprechung müssen klar sein. So können sich die Teilnehmer vorbereiten. Die Teilnehmerzahl sollte nicht zu groß sein. Bei einer Besprechung mit über zehn Teilnehmern nimmt die Qualität stark ab. Andererseits sollten bei wichtigen Entscheidungen die Entscheidungsträger oder die Betroffenen eingebunden werden. Auch der richtige Zeitpunkt ist

für den Erfolg wichtig. Man sollte den Termin vorab klären. Wird ein Meeting zu spät am Tag angesetzt, sind die Teilnehmer nicht mehr konzentriert, und die Ergebnisse sind häufig schlechter. Pünktlicher Beginn und pünktliches Ende sind wesentlich. Zuspätkommen sollte nicht akzeptiert sein. Das gilt auch für den Ordinationschef. Dieses ungewollte Warten verschlingt viel Geld. Genauso wichtig ist ein rechtzeitiges Ende. Viele Besprechungsleiter überziehen die Besprechung maßlos. Wenn die Zeit nicht reicht, sollte ein neuer Termin vereinbart werden. Außerdem sollte die Tagesordnung für alle sichtbar im Raum hängen, damit jeder mitbekommt, wo man sich gerade befindet, und auch die Gruppe den Fahrplan beeinflussen kann. Eine Agenda diszipliniert die Besprechung. Machen Sie als Besprechungsleiter Abweichungen von der Agenda deutlich.