Wie entdecke ich falsche Abläufe in der Praxis?

Oft ist es die Praxischefin oder der Praxischef, der/die als Letzte/r bemerkt, wenn in der Ordination etwas falsch läuft. Zoff im Team dringt nicht immer bis ins Arztzimmer vor. An stressigen Tagen kommt es gerne zu Reibereien - etwa, wenn das Telefon ständig klingelt oder ungewöhnlich viele Patienten ohne Termin an der Anmeldung stehen und man vor lauter Aufgaben nicht mehr weiß, was man zuerst machen soll. Streitereien unter den Mitarbeitern haben zu 95 Prozent ihren Grund in schlecht organisierten Ordinationsabläufen. In der Regel geht es um Verantwortlichkeiten, die nicht klar geklärt sind. Stellenbeschreibungen sind ein sehr probates Mittel, Aufgaben und Kompetenzen eines Arbeitsplatzes festzuhalten. Wenn es zu Rochaden unter den Mitarbeitern kommt, können die neuen Arbeitsfelder rasch abgesteckt werden. Um aber dennoch den Druck aus dem Kessel zu lassen, sind regelmäßige Teammeetings extrem hilfreich. Auch in kleinen Ordinationen sollen sich MitarbeiterInnen und Arzt/Ärztin zumindest einmal in der Woche zum Kaffee zusammensetzen, um die kommenden Tage zu besprechen und Unklarheiten zu beseitigen. In großen Gemeinschaftsordinationen finden derartige Kurzzusammenkünfte sogar täglich vor der Sprechstunde statt. Aufgaben werden formuliert, zugewiesen und im Laufe des Tages auf der To-Do-Liste abgehakt. Für Stress sorgen freilich auch die Chefs selbst: Wechselnde Entscheidungen, kurzfristige Terminverschiebungen und nicht wahrgenommene Führungsaufgaben können einen Arbeitstag für Arzt und Team sehr aufreibend gestalten. Dies sollte sich jeder Ordinationsinhaber vor Augen führen. Wichtig bleibt: Beim Streit im Team geht es nicht immer um sachlich nachvollziehbare Gründe (Sachebene), sondern viel öfter um Emotionen (Beziehungsebene). Ist dies der Fall, muss geredet und nötigenfalls entschieden werden.