Kanzlei-Koordinator/Office Manager (m/w/d)

• Auch für Berufseinsteiger/Quereinsteiger geeignet

Ihre Karriere bei MEDplan

Wir sind eine auf medizinische Berufe spezialisierte, inhabergeführte Steuerberatungskanzlei mit Sitz in Wien. Seit nun mehr als 30 Jahren beraten wir Ärzte und Apotheker in allen betriebswirtschaftlichen Belangen. Flache Hierarchien und hybrides Arbeiten bieten unseren Mitarbeitern eine hohe Flexibilität und vor allem die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Bei der Weiterentwicklung unserer Arbeitsprozesse legen wir Wert auf eine aktive Mitgestaltung im Team im Sinn des Lean-Gedankens. Es erwarten Sie ein moderner Arbeitsplatz, ein freundliches und respektvolles Miteinander, flexible Arbeitsbedingungen und regelmäßige Fortbildungen.

Wir suchen einen engagierten Kanzlei-Koordinator bzw. Office Manager für unsere Steuerberatungskanzlei. Als Kanzlei-Koordinator sind Sie das organisatorische Rückgrat unserer Kanzlei und sorgen für einen reibungslosen Ablauf des Büroalltags. Ihre professionelle Arbeitsweise, Ihre Fähigkeit den Überblick zu behalten, und Ihre ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten spielen eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung unseres Steuerberatungsteams und der Betreuung unserer Klienten.

Ihre Aufgaben

• Büroorganisation: Gewährleistung einer effizienten Büroorganisation und eines ordnungsgemäßen Arbeitsablaufs. Sie überwachen den Bürobedarf, organisieren Besprechungsräume und koordinieren die Termine der Berater.
• Kommunikation: Professionelle und freundliche Betreuung von unseren Klienten, Partnern und Kollegen am Empfang und am Telefon. Bearbeitung von eingehenden und ausgehenden Korrespondenzen.
• Rechnungsstellung: Unterstützung bei der Vorbereitung von Rechnungen für unsere Klienten
• Terminplanung: Effektive Terminplanung und Koordination von Besprechungen und Veranstaltungen
• Unterstützung unserer Berater: Administrative Unterstützung wie das Vorbereiten von Unterlagen für Besprechungen, das Prüfen und Versenden von Bescheiden als auch die Korrespondenz mit dem Finanzamt

 Ihre Qualifikation

• Kaufmännische Ausbildung (HAK/HLW)
• Kompetente Verwendung von MS Office (insbesondere MS Excel und MS Outlook)
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen. Sie sind zuverlässig, diskret, loyal und möchten langfristig mit uns zusammenarbeiten.
• Sie sind motiviert und wollen stets das Beste aus sich herausholen.
• Sie haben Freude am persönlichen Kontakt mit Klienten und an der Arbeit an sich.

 Das bieten wir Ihnen

• Proaktive Mitgestaltung der internen Prozesse
  Flache Hierarchien | kurze Wege | inhabergeführtes Unternehmen mit optimistischem Teamspirit
  
  
• Flexible Arbeitszeitmodelle 
• Intensive fachliche und finanzielle Unterstützung bei Fort- & Weiterbildung
  Inhouse-Vorträge von bekannten Größen der Branche | regelmäßige Pflichtseminare | Teammeetings zum internen Wissenstransfer | Kostenübernahme bei Zusatzqualifikationen

Weitere Vorteile bei uns

• Überdurchschnittliche und leistungsorientierte Bezahlung | transparenter Verdienst durch eigenentwickelten Gehaltsrechner
• Spannende Betriebsausflüge und gemeinsame Aktivitäten
• Moderne und hell eingerichtete Büros mit Klimaanlage
• Top Bürolage | U4-Linie im Haus | Parkhaus im Gebäude |vergünstigter Mittagstisch | Betriebsarzt | kostenloses Obst, Kaffee, Tee und Softdrinks | kanzleiinterne Yoga-Kurse

Gehalt: vorgesehen ist ein Gehalt von 2.200 € auf Vollzeitbasis/40 Wochenstunden (das tatsächliche Gehalt hängt von Ihrer Berufserfahrung und Qualifikation ab)

Gender-Hinweis: Im Sinne einer besseren Lesbarkeit der Texte wurde von uns die männliche Form von personenbezogenen Hauptwörtern gewählt. Dies impliziert keinesfalls eine Benachteiligung eines jeweils anderen Geschlechtes. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Wie Sie sich bewerben

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